راه اندازی اتوماسیون اداری در بیمارستان
راه اندازی کامل اتوماسیون اداری در بیمارستان
با توجه به شیوع کرونا ویروس و امکان انتقال ویروس از طریق مکاتبات اداری در بیمارستان به منظور بالابردن سرعت و سطح ایمنی خدمات, کلیه مکاتبات درون سازمانی که تاکنون به دو صورت دستی و الکترونیکی انجام میگرفت به دستور ریاست محترم بیمارستان فقط از طریق سیستم اتوماسیون اداری که بستر استفاده ازآن از سالهای گذشته در سازمان فراهم شده بود صورت میپذیرد .
از مهمترین مزایای حذف کامل مکاتبات کاغذی در بیمارستان به شرح زیر میباشد:
- عدم انتقال و انتشار ویروس وبیماری در چرخه مکاتبات اداری
- حذف قابل ملاحظهای از مکاتبات کاغذی در سازمان
- انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
- استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
- ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان
- برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
- به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
- مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد
- پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
- ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
- پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع
- تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها
- صرفه‌جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست
لازم به ذکر است با توجه به برگزاری متعدد کلاس های آموزشی اتوماسیون در گذشته و تهیه و تنظیم فایل آموزشی اتوماسیون اداری پرسنل به منظور یادآوری مجدد به همکاران و با توجه به تسلط نسبی پرسنل در استفاده از سیستم , نیاز چندانی به آموزش های حضوری در دوران کرونا احساس نشد و در موارد جزیی رفع اشکال همکاران به صورت تلفنی و یا حضوری با رعایت فاصله گذاری اجتماعی انجام گردید.
نظر شما :